Почему Секретариат штата может отказать в апостиле

Причина 1. Документ выдан не в Калифорнии

Секретариат штата удостоверяет подписи калифорнийских должностных лиц. Свидетельство из Нью-Йорка, диплом из Иллинойса, доверенность, заверенную нотариусом Флориды, он не апостилирует, и это не вопрос усмотрения.

Такой документ идёт в тот штат, который его выдал или где работает нотариус. Оформление апостиля в другом штате берём на себя.

Причина 2. Подпись не того должностного лица

Для свидетельств о рождении и смерти апостиль ставится на подпись клерка округа, регистратора округа или регистратора штата. Если ваше свидетельство подписано местным регистратором городского или окружного уровня, документ сначала нужно заверить в офисе клерка того округа, где он выдан, либо получить заверенную копию у регистратора округа или в департаменте здравоохранения штата.

Проверить просто: посмотрите, чья подпись и должность стоят внизу документа.

Причина 3. Документ не заверен нотариусом

Доверенность, заявление, согласие или копия сами по себе не подписаны должностным лицом штата. Апостиль на них ставится через нотариуса: сначала заверение подписи, потом апостиль на подпись нотариуса.

Секретариат нотариальных действий не совершает, поэтому порядок нарушить нельзя.

Причина 4. Документ нужен для территории США

Апостиль выдаётся только для использования за пределами США. Для Пуэрто-Рико, Гуама, Виргинских островов и других территорий США апостиль не выдаётся: там достаточно нотариального действия.

Причина 5. Нотариальное удостоверение не на английском

Сам документ может быть на любом языке, это разрешено. А вот нотариальное удостоверение должно быть на английском: Секретариат штата прямо указывает, что апостиль выдаётся, когда нотариальное удостоверение на английском, а остальной текст может быть на любом языке.

Что делать до подачи

Пришлите скан документа. Посмотрим, чья подпись на нём стоит и в какой штат он должен идти, и скажем, нужен ли промежуточный шаг.